Vos emails triés, vos réponses préparées, à relire en un coup d'œil
Chaque email est classé, et une réponse est préparée à partir de votre fiche entreprise quand il en attend une. Vous relisez, vous décidez.
Avec le Configurateur de devis (en option), une demande de devis devient un devis chiffré prêt à valider.
Gestion Email, Gestion Appels, le Pack Complet et le chatbot ne sont pas proposés aux professions de santé (pharmacies, opticiens et audioprothésistes compris).
Ces services conservent les messages, les appels ou les conversations de vos patients ou de vos clients, et la loi impose que les données de santé soient hébergées chez un hébergeur certifié pour ces données (HDS), ce que nous ne sommes pas.
Pour qui, et pourquoi
Artisan, commerçant ou profession libérale : Gestion Email trie votre boîte mail et prépare une réponse pour chaque email d'un client ou d'un prospect qui en attend une, à partir de vos horaires, vos services et vos tarifs.
Aucune réponse de fond ne part sans votre validation (sauf si vous choisissez l'option « Envoi géré ») ; seuls de courts messages de service, signalés comme automatiques, partent seuls, dont l'accusé de réception, actif dès le départ et désactivable dans vos réglages.
Les messages de service qui peuvent partir seuls, en votre nom : l'accusé de réception (actif dès le départ, désactivable dans vos réglages), et la demande d'un numéro de rappel (ou, avec le Configurateur de devis, des précisions manquantes pour chiffrer) quand elle manque dans l'email reçu.
Les réponses sont écrites comme le ferait votre secrétaire, rédigées uniquement à partir de votre fiche entreprise, et relues par vous avant l'envoi : vous ouvrez votre espace client, vous relisez, vous envoyez.
Les courriers indésirables, les emails suspects, les messages automatiques, les courriers de gestion (banque, comptable, fournisseur) et les emails que le tri n'a pas pu classer (rangés dans « À vérifier ») ne reçoivent pas de réponse préparée.
Comment ça se passe
Vous redirigez votre boîte
Votre adresse de réception vous est envoyée par email sous un jour ouvré après la confirmation de votre paiement.
Nous créons votre adresse de réception. Vous redirigez ensuite votre boîte vers elle en quelques minutes, en suivant la marche à suivre pas à pas.
Tri + réponse préparée
Chaque email est classé ; s'il attend une réponse, elle est rédigée à partir de votre fiche entreprise. Une urgence déclenche une alerte SMS.
Les catégories : RDV, devis, urgence, SAV… Une urgence est aussi placée en tête du tableau de bord.
Vous validez, la réponse part
Depuis « Réponses à valider », vous relisez et vous envoyez. Un bilan arrive chaque soir à 18 h 30, du lundi au samedi.
Vous corrigez si besoin avant d'envoyer. Le bilan récapitule les emails reçus depuis le précédent ; celui du lundi reprend le week-end.
Choisir selon votre volume d'emails
Choisissez selon le nombre de demandes reçues chaque mois ; les options s'ajoutent à la formule. Sans engagement, résiliation depuis votre espace client, sans justification ; la facturation s'arrête à la fin de la période en cours.
Essentiel
- Tri et réponse préparée pour chaque email d'un client ou d'un prospect qui en attend une
Tri automatique des emails (RDV, devis, urgence, SAV…) ; vous relisez, vous envoyez.
Demande de devis : avec le Configurateur de devis, le devis chiffré est pré-rempli. Sans lui, le devis est chiffré à partir des tarifs de votre fiche entreprise pour les métiers suivants : coiffure et barbier, plomberie et chauffage, électricité, peinture et décoration, maçonnerie, couverture et zinguerie (les autres métiers du bâtiment, comme la menuiserie, le carrelage, la serrurerie ou la plaquisterie, ne sont pas concernés). Il faut que votre fiche donne des prix fermes, votre régime de TVA et les mentions obligatoires d'un devis (pour le bâtiment, avec votre délai de réalisation). Sinon, aucun devis chiffré n'est préparé : la réponse peut reprendre, sans calcul, des prix de votre fiche ou de l'email reçu, et la demande est en général marquée « à chiffrer » dans la page « À valider ». Si la case « Me prévenir quand une réponse est prête » est cochée dans vos réglages, vous en êtes aussi prévenu (plusieurs réponses prêtes en quelques minutes sont regroupées dans une même alerte). Un devis préparé reste un brouillon : vous le relisez avant l'envoi.
Urgence signalée en tête du tableau de bord. Demande automatique d'un numéro de rappel s'il manque. Bilan du soir, du lundi au samedi.
- Demande de devis : devis chiffré en brouillon, avec le Configurateur de devis ou, pour certains métiers de la coiffure et du bâtiment (liste dans l'aide « ? »), d'après vos tarifs quand ils sont fermes ; sinon, pas de devis chiffré, et la demande est en général marquée « à chiffrer »
- Alerte d'urgence par SMS (sur un portable, jusqu'à 10 par jour) ou par email
- 250 demandes traitées / mois
- Un accès à votre espace client
Au-delà : 0,20 € HT par demande, au plus 29 € HT jusqu'à 400 demandes de plus et 59 € HT jusqu'à 1 200 de plus (écart de prix avec les formules Confort et Intensif), puis 0,20 € HT par demande en plus de ces 59 € HT.
Au-delà du volume, vos emails continuent d'être traités, rien ne se bloque. Le détail est dans la question « Que se passe-t-il si je dépasse le volume inclus » plus bas.
Confort
- Tout Essentiel
- 650 demandes traitées / mois
Au-delà : 0,20 € HT par demande, au plus 30 € HT jusqu'à 800 demandes de plus (écart de prix avec la formule Intensif), puis 0,20 € HT par demande en plus de ces 30 € HT.
Être prévenu de l'ouvertureIntensif
- Tout Confort
- 1 450 demandes traitées / mois
Au-delà : 0,20 € HT par demande, sans plafond (aucune formule supérieure).
Écrivez-nous si ce dépassement devient habituel : une formule sur mesure peut être étudiée.
Taille des emails reçus : jusqu'à 512 Ko par email, pièces jointes comprises. Un email plus lourd n'est pas reçu par Gestion Email et vous n'en êtes pas averti (une photo prise au téléphone suffit souvent à dépasser cette taille) : si votre redirection garde une copie, réglage conseillé, il reste dans votre boîte, à traiter vous-même.
Reprise de votre ancienne boîte : depuis votre espace client, vous importez sans frais jusqu'à 150 emails des 30 derniers jours de votre ancienne boîte, à partir d'un fichier exporté de votre messagerie. Si votre retard dépasse cette limite, l'option Reprise étendue (59 € HT, un seul paiement) porte la limite à 2 000 emails sur 180 jours.
Options à la carte
Cumulables, quelle que soit la formule choisie.
Les réponses partent dans les catégories que vous choisissez et se signalent comme envoyées automatiquement. Envois groupés toutes les 30 minutes, de 6 h à 20 h 30, après un délai que vous choisissez, de 5 minutes au moins, pour pouvoir encore corriger ; jusqu'à 40 réponses automatiques par jour, les suivantes partent le lendemain matin. Les urgences, les messages suspects et les demandes qui sortent de votre métier restent toujours à valider. Sans l'option, toute réponse de fond reste en brouillon à valider.
Vous indiquez le lien de votre page de réservation (Cal.com, Calendly, Planity…) : les réponses préparées aux demandes de rendez-vous par email le proposent à vos clients.
Pas envie d'écrire vous-même les consignes de tri ? Répondez à 3 questions juste après votre inscription : vos consignes de traitement (que répondre aux cas courants, sur quel ton) sont rédigées automatiquement à partir de vos réponses, modifiables à volonté ensuite depuis votre espace.
Une page de devis en ligne à votre marque, que vos clients remplissent seuls. L'installation est offerte avec Gestion Email. En savoir plus.
Votre secrétariat complet : emails et appels
Gestion Email + Gestion Appels, une seule inscription et une seule facture : 10 € HT/mois de moins que séparément, tant que dure l'abonnement.
- Au-delà des volumes inclus, mêmes conditions que chaque service : 0,20 € HT par demande (le détail) et 0,90 € HT par appel ; quand un palier supérieur existe : jusqu'à son volume, jamais plus que ce qu'il aurait coûté en plus ce mois-là ; au-delà du plus haut palier, chaque demande ou appel s'y ajoute au même prix
Options Gestion Email à la carte
Cumulables, quelle que soit la formule choisie.
Les réponses partent dans les catégories que vous choisissez et se signalent comme envoyées automatiquement. Envois groupés toutes les 30 minutes, de 6 h à 20 h 30, après un délai que vous choisissez, de 5 minutes au moins, pour pouvoir encore corriger ; jusqu'à 40 réponses automatiques par jour, les suivantes partent le lendemain matin. Les urgences, les messages suspects et les demandes qui sortent de votre métier restent toujours à valider. Sans l'option, toute réponse de fond reste en brouillon à valider.
Vous indiquez le lien de votre page de réservation (Cal.com, Calendly, Planity…) : les réponses préparées aux demandes de rendez-vous par email le proposent à vos clients.
Répondez à 3 questions juste après votre inscription : vos consignes de traitement (que répondre aux cas courants, sur quel ton) sont rédigées automatiquement à partir de vos réponses, modifiables à volonté ensuite depuis votre espace.
Une page de devis en ligne à votre marque, que vos clients remplissent seuls. L'installation est offerte avec Gestion Email.
Total : 168,00 € HT / mois
Les deux services sont activés en une fois.
Vous paramétrez ensuite le tri des emails et l'accueil téléphonique chacun depuis votre espace client.
Questions fréquentes
Comment être sûr que mes emails seront bien traités ?
Le tri est réglé sur votre métier, et nous pouvons intervenir sur votre demande. Le bilan du soir vous montre ce qui a été reçu et traité.
Mes emails contiennent des informations sur mes clients : qu'en faites-vous ?
Ce contenu est lu par un traitement automatisé pour être trié et pour préparer une réponse ; une personne habilitée du Binôme Numérique peut le consulter uniquement pour une vérification ou en cas d'incident, jamais à d'autres fins. La base de données et les automatisations sont hébergées dans l'Union européenne ; le contenu des emails passe aussi par des prestataires situés hors de l'Union, notamment CloudMailin (Royaume-Uni), société britannique dont les serveurs sont situés au Royaume-Uni, dans l'Union européenne, aux États-Unis et en Asie-Pacifique, qui réceptionne les emails redirigés, Anthropic (États-Unis), qui fournit le traitement automatisé, et Cloudflare (États-Unis), qui relaie les échanges entre les prestataires et les automatisations. La liste des prestataires, leur localisation et les garanties qui encadrent ces transferts figurent dans l'Annexe RGPD. Le Binôme Numérique n'est pas hébergeur certifié de données de santé (HDS) : Gestion Email n'est donc pas proposé aux professions de santé (pharmacies, opticiens et audioprothésistes compris). Si certains de vos échanges contiennent malgré tout des données de santé, gardez un autre canal pour ceux-là.
Mes clients m'envoient des pièces jointes : que deviennent-elles ?
Les pièces jointes ne sont jamais ouvertes : seuls leur nom, leur type et leur taille sont relevés avec le texte de l'email, puis effacés avec lui 90 jours après sa réception. Leur contenu n'est pas enregistré avec vos demandes ; il transite par nos prestataires de réception et d'automatisation, détaillés dans l'Annexe RGPD. Un email de plus de 512 Ko, pièces jointes comprises, n'est pas reçu par Gestion Email et vous n'en êtes pas averti : si votre redirection garde une copie, il reste dans votre boîte, à traiter vous-même.
Que se passe-t-il si je dépasse le volume inclus dans ma formule ?
Vos emails continuent d'être traités, rien ne se bloque. Chaque demande au-delà du volume inclus est facturée 0,20 € HT : jusqu'au volume d'une formule supérieure, le supplément du mois ne dépasse jamais ce qu'elle vous aurait coûté en plus (29 € HT d'Essentiel à Confort, 59 € HT d'Essentiel à Intensif, 30 € HT de Confort à Intensif) ; au-delà du volume d'Intensif, chaque demande s'y ajoute à 0,20 € HT. En Intensif, chaque demande au-delà des 1 450 incluses est facturée 0,20 € HT. Vous êtes prévenu par email dès 80 % du volume utilisé, votre compteur reste visible dans votre espace client, et le montant s'ajoute à votre prochaine facture mensuelle ou, si l'abonnement est résilié, en cours de résiliation ou payé à l'année, fait l'objet d'une facture à part. Les courriers indésirables et les emails frauduleux détectés dès la réception ne comptent jamais comme une demande, pas plus qu'un email que le tri automatique n'a pas pu classer à sa réception ; si vous reclassez ensuite un email depuis votre espace, ce reclassement sert au tri de votre boîte mais ne modifie pas le décompte, dans un sens comme dans l'autre.
Et si je veux aussi que le téléphone soit décroché ?
C'est un service séparé, Gestion Appels, que vous pouvez ajouter quand vous voulez.
Et si ça ne me convient pas ?
Sans engagement, résiliation depuis votre espace client, sans justification.